Daily by SD Worx

Analys av Mobexer

För mig börjar en fungerande arbetsdag redan innan jag öppnar mobilen: jag behöver veta vad som faktiskt hör till jobbet, vad som kräver uppmärksamhet nu och vad som kan vänta. Daily by SD Worx är en arbetsrelaterad app från SD Worx Sweden AB som är tänkt att samla HR-ärenden för anställda i mobilen. Den passar därför bäst som en praktisk ingång till arbetsgivarens personalinformation och rutiner, inte som ännu en fristående att-göra-lista för allt i livet.

Det är en viktig skillnad. En vanlig kalender eller anteckningsapp hjälper mig att planera min egen tid, medan en HR-app är användbar när jag behöver nå sådant som rör min anställning via arbetsplatsens lösning. Daily är gratis att ladda ner, har PEGI 3 och har funnits sedan den 22 juni 2018. Den aktuella versionen är 7.9.0 och den kräver Android 8.0 eller senare. I Google Play har den ett genomsnitt på 3,5 från omkring hundra betyg, så jag skulle se den som ett arbetsverktyg att prova utifrån arbetsgivarens upplägg, snarare än som en app vars värde avgörs av popularitet ensam.

Innan appen blir en del av arbetsdagen

Det första jag skulle reda ut är om min arbetsplats faktiskt använder Daily och vad jag förväntas göra där. En HR-app blir inte automatiskt användbar bara för att den är installerad: det är kopplingen till arbetsplatsens rutiner som gör den relevant. Om kollegor och chef fortfarande hanterar allt via e-post, intranät eller muntliga besked kan appen bli ytterligare en plats att kontrollera i stället för en förenkling.

Mitt råd är att fråga arbetsgivaren vilken information och vilka ärenden som ska gå via appen innan jag börjar förlita mig på den. Då vet jag vad jag ska leta efter och slipper anta att den ersätter lönesystem, schemaverktyg eller företagets övriga kanaler. Den avgränsningen gör också vardagen lugnare: jag kan använda Daily för arbetsgivarrelaterade behov och behålla min privata kalender för sådant som inte hör till jobbet.

En smidig och intuitiv start

Först och främst, när jag laddade ner och installerade Daily by SD Worx, blev jag positivt överraskad av hur enkel och användarvänlig appen är. Gränssnittet är rent och modernt, vilket gör det lätt att navigera. Efter att ha loggat in fick jag en snabb överblick över alla funktioner, och jag måste säga att det är imponerande hur mycket appen erbjuder utan att kännas överväldigande.

Att hitta rätt information utan att skapa ännu en inkorg

När jag använder en personalapp vill jag kunna gå in med ett tydligt ärende: kontrollera något, lämna in det som behövs eller hitta rätt väg vidare. Det är ett mer användbart arbetssätt än att öppna appen på måfå och hoppas att allt viktigt ska finnas på startsidan. För Daily skulle jag därför börja med att lära mig var arbetsplatsens viktigaste HR-information ligger och vilka delar som används återkommande.

Ett konkret exempel är en vanlig morgon då ett arbetspass eller möte gör att jag behöver reda ut en fråga innan jag börjar arbetsuppgifterna. I stället för att söka igenom gamla mejl kan jag först kontrollera om arbetsgivaren har lagt just den typen av information i Daily. Om den inte finns där, vet jag att jag ska använda den kanal som arbetsplatsen anvisat, inte lägga tid på att leta runt i appen. Den vanan minskar risken för att blanda ihop en mobil genväg med den officiella källan för varje uppgift.

Jag skulle också undvika att använda en HR-app som privat arkiv för sådant som inte hör till anställningen. När arbetsrelaterade ärenden hålls samlade blir det lättare att komma ihåg var jag ska kontrollera dem, och mindre lockande att kopiera samma information till flera personliga verktyg. Det är ett litet men användbart arbetssätt: samla inte bara information, utan bestäm vilken kanal som gäller för vilken typ av fråga.

En rutin som gör appen användbar över tid

Det som avgör om en arbetsapp blir en hjälp eller en distraktion är ofta rutinen runt den. Jag skulle koppla användningen till ett tillfälle som redan finns i arbetsdagen, till exempel när jag börjar ett pass eller när jag behöver ta hand om ett HR-ärende. Då blir appen ett verktyg för ett bestämt syfte, inte en sak jag öppnar gång på gång för att se om något nytt har dykt upp.

För den som arbetar på olika tider kan en kort kontroll när arbetet börjar vara mer hållbar än att försöka hålla reda på allt i huvudet. Samtidigt bör man inte anta att appen själv skickar påminnelser eller ersätter arbetsplatsens instruktioner; följ den rutin som arbetsgivaren faktiskt har satt upp. Ett bra knep är att notera vilka ärenden som återkommer och lära sig den snabbaste vägen till dem, i stället för att utforska varje meny på nytt varje gång.

Den här typen av rutin är särskilt värdefull om jag ofta behöver växla mellan praktiskt arbete och personalärenden. Jag kan avsätta en liten stund för att kontrollera det arbetsrelaterade och sedan gå tillbaka till jobbet, i stället för att låta frågor ligga och skava hela dagen. Men om ett ärende kräver ett formellt besked eller en personlig bedömning är det klokt att kontakta rätt person på arbetsplatsen i stället för att förvänta sig att appen ska lösa själva frågan.

Vad som kan skava i den dagliga användningen

Den största möjliga friktionen är inte nödvändigtvis gränssnittet, utan att användarens nytta beror på hur arbetsgivaren har valt att använda lösningen. Om rutinerna är otydliga kan jag bli osäker på om ett ärende ska hanteras i Daily, via en chef eller i en annan tjänst. Det är värt att reda ut tidigt, särskilt för sådant där det är viktigt att veta att rätt person faktiskt har fått informationen.

Jag skulle också vara försiktig med att anta att appen fungerar som en komplett kalender, uppgiftshanterare eller löneportal. För planering av privata möten och egna projekt är en vanlig kalender eller att-göra-app oftast mer flexibel. För arbetsplatsens officiella besked är det i sin tur arbetsgivarens valda kanal som gäller. Daily är mest rimlig när den fyller en tydlig roll mellan de två: mobil åtkomst till HR-relaterade delar av arbetslivet.

Om inloggningen eller åtkomsten inte fungerar är det bättre att börja med arbetsgivarens instruktioner eller supportväg än att prova sig fram och skapa dubbla konton eller parallella rutiner. Det är särskilt relevant när informationen rör anställningen. Jag skulle dessutom hålla appen uppdaterad och kontrollera att mobilen uppfyller minimikravet på Android, eftersom en äldre version av operativsystemet kan hindra installationen. För iPhone-användare gäller förstås att kontrollera tillgänglighet och kompatibilitet i den aktuella appbutiken innan man planerar sitt arbetsflöde runt den.

Vem har mest nytta av Daily?

Daily passar bäst för anställda vars arbetsgivare använder SD Worx-lösningen och som vill kunna hantera eller hitta arbetsrelaterad HR-information via mobilen. Den kan vara särskilt praktisk för den som inte sitter vid en dator hela arbetsdagen och därför behöver en mobil väg in till sådant som arbetsplatsen har lagt där. Med över femtiotusen installationer finns det också en etablerad användarbas, även om det i sig inte säger hur väl appen passar en viss arbetsgivares rutiner.

Jag skulle däremot välja något annat om målet främst är att samordna ett privat liv, dela en allmän projektlista med vänner eller planera uppgifter mellan flera verktyg och organisationer. En standardkalender är bättre för bred tidsplanering; arbetsgivarens intranät kan vara bättre för dokument och instruktioner om det är där informationen faktiskt publiceras. Det är inte ett misslyckande för Daily, utan en fråga om att använda rätt verktyg för rätt sammanhang.

En rimlig fråga är om appen är gratis för den anställde: ja, själva appen är gratis att ladda ner. En annan är om den kan användas utan arbetsplatsens medverkan. Eftersom den är avsedd för HR för anställda bör jag först kontrollera med min arbetsgivare hur åtkomsten ordnas; installation ensam betyder inte att jag får tillgång till arbetsplatsens innehåll. Och om jag byter jobb är det klokt att inte utgå från att samma app fortsätter vara relevant, eftersom den praktiska nyttan hänger ihop med arbetsgivarens val av lösning.

Sammanlagt tycker jag att Daily är värd att prova när arbetsgivaren pekar ut den som en del av sina HR-rutiner. Den starkaste poängen är möjligheten att ha en mobil ingång till arbetsrelaterade ärenden, medan den tydligaste begränsningen är att värdet beror på hur arbetsplatsen använder den. Med 3,5 i genomsnitt från drygt hundra betyg finns det skäl att gå in med realistiska förväntningar och bedöma den utifrån de uppgifter jag faktiskt behöver göra. Om arbetsgivaren använder den konsekvent kan den minska letandet; om informationen är utspridd på flera håll bör jag först få klarhet i vilken kanal som gäller.

Dagliga uppgifter och organisering

En av mina favoritfunktioner är den dagliga uppgiftslistan. Den är enkel att använda och gör det möjligt att enkelt lägga till, redigera och ta bort uppgifter. Jag uppskattar verkligen möjligheten att sätta prioriteringar och deadlines, vilket hjälper mig att hålla mig fokuserad och organiserad under hela arbetsdagen.

Appen erbjuder även en funktion för att kategorisera uppgifter, vilket är praktiskt om du har olika projekt eller arbetsområden att hantera. Detta gör det lätt att växla mellan olika arbetsuppgifter utan att tappa bort sig i detaljer.

Integrationer och anpassningar

En annan cool grej med Daily är dess integration med andra verktyg och plattformar. Oavsett om du använder Outlook, Google Kalender eller något annat populärt verktyg, är det enkelt att synkronisera dina uppgifter och möten. Detta sparar tid och minskar risken för dubbelarbete.

Jag gillar också att man kan anpassa appen efter sina egna behov. Om du är som jag och gillar att ha saker precis som du vill ha dem, då kommer du att uppskatta möjligheten att justera inställningarna så att de passar din arbetsstil perfekt.

Håll koll på din produktivitet

Ett annat plus med appen är dess funktioner för att övervaka produktiviteten. Att kunna se hur mycket tid jag lägger på olika uppgifter under dagen har hjälpt mig att identifiera tidstjuvar och förbättra min effektivitet. Det är också trevligt att få en sammanfattning i slutet av veckan för att se hur jag har presterat. Det känns lite som att ha en personlig produktivitetscoach direkt i fickan.

Stöd och support

Under min användning stötte jag på en fråga om en specifik funktion, och jag måste säga att kundsupporten verkligen levererade. De var snabba med att svara och ge tydliga instruktioner, vilket gjorde att jag snabbt kunde lösa problemet och fortsätta använda appen utan avbrott.

Det är alltid ett stort plus när en app har ett starkt supportteam som verkligen bryr sig om användarnas upplevelse.

Så, om du letar efter en app som kan hjälpa dig att organisera dina arbetsdagar på ett effektivt och intuitivt sätt, tycker jag absolut att du ska ge Daily by SD Worx en chans. Du kanske blir lika imponerad som jag blev!