Invoice Maker by Invoice Home

Analys av Mobexer

Att skicka en faktura borde inte ta längre tid än själva jobbet, men för många frilansare blir det ändå en återkommande hög med småsysslor: leta efter rätt dokument, fylla i uppgifter på nytt och försöka komma ihåg vem som redan har betalat. Jag tycker att det är just den sortens vardagsfriktion som Invoice Maker by Invoice Home försöker minska. Appen är inriktad på fakturering och andra jobbrelaterade dokument, och passar bäst när du vill få iväg en tydlig PDF utan att bygga ett helt bokföringssystem runt arbetet.

När faktureringen stjäl tid från själva jobbet

För en person som fakturerar då och då är problemet sällan att det saknas avancerade ekonomiverktyg. Ofta handlar det snarare om att komma ihåg hur den senaste fakturan såg ut och att få nästa att se lika prydlig ut. En mallbaserad app kan göra den rutinen mindre omständlig: du lägger mindre energi på layout och kan i stället kontrollera att kundens uppgifter, arbetet och beloppet är rätt innan dokumentet skickas.

Det är den avvägningen jag tycker är värd att ha i åtanke här. Invoice Maker är en mobil fakturalösning från Invoice Home Inc., inte något jag skulle välja enbart för att få full kontroll över företagets ekonomi. Den har ett tydligt värde när målet är att skapa och skicka fakturor snabbt, men den bör bedömas utifrån just det arbetsflödet och inte som ersättning för all administration ett företag kan behöva.

Kom igång med en rutin som håller

Appen är gratis att installera och har PEGI 3 som åldersmärkning. Den lanserades den 10 april 2017, och den aktuella versionen är 5.8.5. Den genomsnittliga bedömningen är 4,4 från omkring 7 100 betyg, och appen har över en miljon installationer. Det ger en bild av en etablerad tjänst, men i praktiken är det viktigare att se om dess sätt att skapa dokument passar hur du själv arbetar.

Jag skulle börja med att lägga in företagsuppgifterna noggrant och välja en mall som går att läsa tydligt på en mobilskärm och i en PDF. Om du använder logotyp och färger är det klokt att hålla utseendet återhållsamt: kunden ska snabbt hitta fakturans viktigaste information, inte behöva leta genom en dekorationstung layout. Skapa gärna en provfaktura och granska den innan du skickar något skarpt. Då märker du om kontaktuppgifter, beskrivningar och belopp får plats på ett begripligt sätt.

Små arbetsflöden som gör skillnad

Appen är särskilt rimlig för frilansare, hantverkare och mindre verksamheter som skickar återkommande fakturor men inte vill formge varje dokument från grunden. Tänk dig att du avslutar ett kundbesök mellan två andra uppdrag. I stället för att vänta tills kvällen och försöka minnas detaljer kan du förbereda fakturan medan jobbet fortfarande är färskt, kontrollera den och skicka den som PDF. Det är ingen dramatisk förändring, men färre uppskjutna fakturor kan göra arbetsveckan lättare att hålla ordning på.

Ett användbart arbetssätt är att behandla faktureringen som en kort kontrollrutin snarare än ett enda tryck på en knapp: verifiera mottagare, beskrivning och summa, öppna PDF-förhandsvisningen och kontrollera sedan att rätt version går iväg. Mallar sparar tid, men de kan också göra det lätt att återanvända en gammal uppgift eller ett belopp av misstag. Den snabba vägen är bäst när den kombineras med en snabb sista kontroll.

Som jobbrelaterad app ligger den nära enklare fakturaverktyg snarare än breda bokföringsprogram. Jämfört med att skapa ett dokument manuellt i ett ordbehandlingsprogram slipper du börja med tom sida och formatering. Jämfört med ett mer omfattande ekonomisystem får du däremot inte automatiskt samma helhetsbild av bokföring, rapportering och företagets ekonomi bara för att du kan skapa fakturor här. Om du redan använder ett system som samlar fakturor med resten av bokföringen kan det vara smidigare att stanna där; om du främst behöver en lätt väg från utfört arbete till en prydlig PDF är en specialiserad fakturaapp mer träffsäker.

Välj funktioner efter hur du faktiskt fakturerar

En praktisk fråga är om appen passar den som bara skickar några fakturor ibland. För ett så begränsat behov kan den fortfarande vara användbar, men nyttan beror på om mallar och återkommande dokument sparar mer tid än det tar att sätta upp rutinen. Om du nästan aldrig fakturerar och redan har ett fungerande dokument kan en enkel mall på datorn räcka. Om du däremot skickar fakturor från olika platser eller vill ha ett mer konsekvent utseende kan mobilen vara en fördel.

För den som har många kunder är det värt att tänka igenom hur man håller ordning mellan fakturorna innan mängden växer. En app kan hjälpa till att samla dokument och markera betalningslägen, men det ersätter inte en vana att regelbundet gå igenom vad som är skickat och vad som återstår. Jag skulle exempelvis avsätta en bestämd stund varje vecka för att kontrollera utestående fakturor och följa upp sådant som behöver uppmärksamhet, i stället för att lita på att en notis ensam håller hela processen på rätt spår.

En annan avvägning gäller var du gör arbetet. Mobilen är praktisk när du behöver skapa ett dokument nära inpå ett uppdrag, men längre beskrivningar och noggrann genomgång kan kännas enklare på en större skärm. Ett bra kompromissflöde är att förbereda fakturan i appen och sedan läsa PDF:en i lugn och ro innan den skickas. På så sätt får du snabbheten från telefonen utan att låta liten skärm bli en ursäkt för att hoppa över kontrollen.

Vad som är smidigt – och vad som kräver eftertanke

Förutom fakturor går det att hantera kvitton och offerter, och appen kan hjälpa dig att skilja betalda fakturor från sådana som fortfarande är utestående. Det kan vara användbart när du växlar mellan att ta fram ett prisförslag och att följa upp ett redan utfört arbete. Jag skulle ändå se den överblicken som ett praktiskt stöd, inte som en anledning att sluta stämma av betalningar mot dina egna ekonomirutiner.

Appen erbjuder även molnlagring, vilket kan vara bekvämt om du behöver komma åt dokument från olika platser. Den nyttan förutsätter förstås att du har internet när du vill använda tjänsten, så jag skulle inte planera ett helt fakturaflöde kring åtkomst på platser där uppkopplingen är osäker. För den som arbetar på resande fot är molnåtkomst en tydlig bekvämlighet; för den som alltid arbetar från samma dator kan den väga lättare än hur enkelt det är att arkivera och hitta äldre dokument.

Automatiska betalningspåminnelser kan minska risken att en obetald faktura glöms bort, men påminnelser fungerar bäst när de passar relationen till kunden. Jag skulle inte slå på dem utan att först tänka igenom ton och tidpunkt för uppföljningen. En vänlig, konsekvent påminnelse kan göra administrationen mindre obekväm, medan en automatisk kontakt som går ut för tidigt eller efter att betalningen redan ordnats kan skapa onödigt merarbete. Kontrollera därför statusen regelbundet även om du använder påminnelser.

En viktig fråga för många är vad det kostar när användningen växer. Appen är gratis, men köp i appen kan förekomma; fakturering via Play anges till 75 kronor. Jag skulle kontrollera vad som ingår och vilka villkor som gäller i appen innan jag bygger en långsiktig rutin kring en betald funktion. Det är särskilt relevant om du vill använda tjänsten för återkommande kundarbete, eftersom ett verktyg som känns enkelt vid första fakturan också måste fungera ekonomiskt för den takt du faktiskt fakturerar.

Enkel fakturering är inte samma sak som full ekonomihantering

Det är också värt att skilja mellan att skapa ett professionellt dokument och att säkerställa att hela faktureringsprocessen passar företagets regler och rutiner. En välformad PDF gör inte i sig att bokföring, skattehantering eller arkivering blir komplett. Om du har mer komplicerade behov, flera personer som arbetar i samma ekonomiflöde eller krav på en samlad rapportering skulle jag jämföra med ett bredare bokföringsprogram innan jag bestämmer mig. Här är den centrala nyttan snabb dokumenthantering, inte att ersätta alla andra verktyg.

Appens betyg och användarbas kan ge en viss trygghet när man överväger att prova den, men de säger inte om just din fakturamall eller ditt arbetssätt kommer att passa. Jag skulle testa med ett ofarligt utkast först och kontrollera hur dokumentet ser ut när det öppnas som PDF. Ta även reda på hur du vill spara kopior och följa upp betalningar innan du låter appen bli den enda platsen där du håller ordning. Den sortens små förberedelser gör större skillnad än att välja en mall enbart för att den ser snygg ut.

Integritet och åtkomst är också rimliga saker att väga in när ekonomiska dokument hanteras i en mobil tjänst. Appen använder kryptering för att skydda data, men jag skulle ändå vara noga med att skydda själva telefonen och inte lämna känsliga dokument öppna för andra. En molntjänst gör åtkomst smidigare, men bekvämligheten fungerar bäst tillsammans med goda vanor kring enheten och dokumenten.

Vem jag skulle rekommendera den till

Jag tycker att den passar bäst för egenföretagare och frilansare som vill minska tiden mellan avslutat arbete och skickad faktura, särskilt om de uppskattar mallar och sköter sin övriga ekonomi på annat håll. Den kan även vara ett bra val för den som vill skapa offerter och hålla enklare koll på fakturastatus i samma arbetsflöde. Om du däremot behöver ett komplett system för bokföring, avancerad ekonomisk uppföljning eller ett arbetsflöde som flera medarbetare måste dela, skulle jag börja med att jämföra mer heltäckande alternativ.

Min slutsats är att appen har en tydlig uppgift: göra återkommande fakturadokument mindre besvärliga att skapa och skicka. Den är värd att prova om just den delen tar onödigt mycket tid, men jag skulle först testa en mall, granska PDF-resultatet och kontrollera att betalningsrutinen passar verksamheten. När de bitarna fungerar kan en mobil fakturaapp vara ett praktiskt hjälpmedel snarare än ännu ett administrativt system att hålla efter.

Har du någonsin suttit och kämpat med fakturor, funderat på hur man kan göra det enklare? Jag har precis testat en app som kan vara lösningen för många småföretagare och frilansare där ute. Låt oss dyka ner i Invoice Maker by Invoice Home och se vad den har att erbjuda.

Första intrycket

Det första jag märkte när jag öppnade Invoice Maker by Invoice Home var hur användarvänlig den är. Gränssnittet är rent och intuitivt, vilket gör det enkelt även för den som inte är särskilt tekniskt lagd. Det första steget är att skapa ett konto, vilket går snabbt och smidigt. Inga krångliga processer här inte!

Skapa och anpassa fakturor

En av de största fördelarna med den här appen är möjligheten att snabbt skapa och anpassa fakturor. Du kan välja bland olika mallar och anpassa dem med din egen företagslogga och färger. Det ger ett professionellt intryck som verkligen kan imponera på kunderna. Anpassning är nyckelordet här, och appen levererar verkligen.

Funktioner som förenklar din vardag

Förutom att skapa fakturor kan du också hantera kvitton och offerter. Appen låter dig också hålla koll på vilka fakturor som har betalats och vilka som fortfarande är utestående. Det är enkelheten i att ha allt på ett ställe som gör den här appen så användbar. Jag gillar särskilt att man kan ställa in automatiska betalningspåminnelser för att säkerställa att inget faller mellan stolarna.

Möjligheten till molnlagring

Något jag verkligen uppskattar är att appen erbjuder molnlagring. Det betyder att du kan komma åt dina dokument var du än är, så länge du har en internetuppkoppling. Den här funktionen ger en flexibilitet som är ovärderlig för alla som reser mycket eller behöver arbeta från olika platser.

Säkerhet och support

Säkerhet är alltid en viktig fråga när det kommer till hantering av ekonomiska dokument, och jag blev glad över att se att Invoice Maker by Invoice Home tar detta på allvar. Appen använder sig av kryptering för att skydda dina data. Om du stöter på problem finns det också en hjälpsam supportavdelning som är redo att assistera. Jag kontaktade dem för att ställa några frågor och fick snabbt svar.

Slutord

Sammanfattningsvis är Invoice Maker by Invoice Home en fantastisk app för alla som behöver hantera fakturor och ekonomiska dokument effektivt. Med sitt användarvänliga gränssnitt, möjligheten att anpassa fakturor och den praktiska molnlagringen, är det en app jag verkligen kan rekommendera. Dessutom är säkerheten och supporten på topp, vilket alltid är ett stort plus. Om du letar efter ett sätt att förenkla dina fakturaprocesser, ge den här appen en chans!