Personalkollen

Analys av Mobexer

I många jobb med varierande arbetstider är det inte själva arbetet som skapar vardagsstressen, utan små återkommande frågor: När börjar mitt nästa pass? Har schemat ändrats? Var hittar jag lönebeskedet? När svaren ligger utspridda i meddelanden, på papper och i olika system går tid åt till att leta och dubbelkolla. Personalkollen är en kostnadsfri jobbapp från Personalkollen som samlar sådant som scheman, önskemål om pass och lönebesked i mobilen. För mig är det framför allt den möjliga minskningen av vardagsfriktion som gör den intressant, snarare än någon stor, avancerad funktion.

En tydligare plats för jobbets återkommande besked

Den här typen av app är mest användbar när arbetsplatsen redan använder Personalkollen för personalhantering. Då kan mobilen bli den praktiska platsen där medarbetaren kollar vad som gäller, i stället för att fråga en chef eller leta i en gammal chatt. Det gör inte schemaläggningen automatiskt perfekt, men det kan göra det enklare att hitta den information som arbetsgivaren har gjort tillgänglig.

Jag skulle se den som ett komplement till arbetsplatsens rutiner, inte som en fristående lösning för att själv skapa ett arbetsschema eller sköta löneadministrationen. Om du bara vill planera privat tid fungerar en vanlig kalender bättre. Om du däremot behöver följa arbetspass och få tillgång till arbetsrelaterade besked är kopplingen till arbetsgivarens system själva poängen.

Kom igång med rätt förväntningar

Det första jag skulle göra efter installationen är att kontrollera att jag kan logga in med de uppgifter arbetsplatsen använder och att rätt arbetsplats visas. En personalapp kan inte visa användbar information utan att kontot är kopplat till arbetsgivarens upplägg. Om schemat eller lönebeskedet inte syns är det därför klokare att först fråga ansvarig på jobbet än att lägga tid på att leta efter en dold knapp.

Appen passar bäst när både medarbetare och arbetsgivare har en tydlig rutin för hur informationen hålls aktuell. Jag skulle exempelvis fortsätta följa arbetsplatsens vanliga besked vid ändringar och använda appen för att kontrollera detaljer, inte anta att en snabb blick ersätter bekräftelse från ansvarig när ett pass har ändrats med kort varsel. Det är ett enkelt sätt att undvika att en bekväm mobilvy blir den enda sanningskällan.

När den sparar tid i en vanlig arbetsvecka

Tänk dig att du jobbar olika tider och vill planera en middag eller ett läkarbesök. I stället för att söka igenom gamla meddelanden kan du öppna appen och kontrollera vilket pass som ligger framför dig. Om du vill arbeta ett extra pass kan du också använda möjligheten att önska pass, men själva önskemålet bör inte behandlas som en bekräftad bokning förrän arbetsgivaren har godkänt det. Den skillnaden är liten i gränssnittet men viktig i praktiken.

Det är också användbart att kunna komma åt lönebesked i mobilen när man vill kontrollera en utbetalning eller spara undan uppgifter inför sin egen budget. Jag tycker att den bästa vanan är att gå igenom beskedet när det kommer, medan arbetspassen fortfarande är färska i minnet. Då blir eventuella frågor lättare att formulera än om man väntar flera månader och försöker minnas ett enskilt arbetstillfälle.

Personalkollen ligger i kategorin jobbrelaterade appar och har utvecklats av Personalkollen. Den har ett genomsnitt på 4,1 från 116 betyg och har passerat 50 000 installationer. Den är gratis, har PEGI 3 och version 2.3 kräver Android 7.0 eller senare. För mig säger det främst att det är en etablerad mobilkanal för arbetsrelaterade ärenden, inte att varje arbetsplats använder varje del på samma sätt.

Det praktiska valet jämfört med kalender och meddelanden

En privat kalender är bättre för att kombinera arbetspass med familjeplaner, resor och andra åtaganden. En chatt kan vara snabbare när du behöver ställa en fråga eller reda ut en akut ändring. Men inget av alternativen är lika träffsäkert för att samla just arbetsgivarens schema och lönebesked, förutsatt att arbetsplatsen använder Personalkollen och håller informationen uppdaterad. Jag skulle därför använda appen som källa för arbetsrelaterade uppgifter och kalendern som min egen planeringsyta, inte försöka tvinga den ena att göra bådas jobb.

Ett konkret tips är att kontrollera schemat vid en bestämd tidpunkt varje vecka och sedan lägga passen i den kalender du använder privat, om du vill se hela livet på en gång. Det kan verka som en extra överföring, men gör skillnaden mellan ett arbetsgivarstyrt schema och din personliga planering tydlig. Vid ändringar bör du däremot alltid följa den rutin arbetsplatsen har bestämt, så att en gammal kalenderpost inte råkar väga tyngre än ett nytt besked.

Vad appen inte ersätter

Appens nytta beror på att arbetsgivaren använder tjänsten och att uppgifterna där är aktuella. Den som arbetar på flera arbetsplatser med olika system kan fortfarande behöva växla mellan appar, mejl eller andra kanaler. Och om du sällan behöver se schema eller lönebesked kan det kännas onödigt att lägga till ännu en app; arbetsplatsens befintliga sätt att kommunicera kan då räcka.

Jag skulle inte heller välja den som en allmän lösning för att själv bygga scheman, sköta företagets löner eller ersätta kontakt med chefen. Medarbetarens vy och arbetsgivarens administrativa ansvar är två olika saker. Om du behöver rätta ett fel i ett lönebesked eller få ett pass bekräftat är det fortfarande arbetsplatsens ansvariga du behöver vända dig till. Appen kan göra informationen mer lättillgänglig, men den avgör inte hur en fråga ska lösas.

Vem får mest nytta av den?

Jag tror att den passar bäst för dig som arbetar skift, har ett schema som varierar eller ofta behöver kontrollera arbetsrelaterade besked utan att sitta vid en dator. Den kan också vara praktisk för den som vill ha löneinformationen nära till hands när vardagsekonomin planeras. Om du främst söker en avancerad privat kalender, en fristående bemanningsplanerare eller en plats där du själv kan hantera alla personalfrågor är det bättre att välja ett verktyg byggt för just det.

En sak jag skulle reda ut med arbetsgivaren från början är hur passönskemål hanteras och när en ändring räknas som bekräftad. Fråga också vilken kanal som gäller om appens uppgifter inte stämmer med ett direkt besked. Det är inte extra administration för sakens skull; det förebygger missförstånd när ett arbetspass påverkar resor, hämtning eller andra fasta planer.

Min bedömning efter att ha sett helheten

Det jag uppskattar mest med Personalkollen är idén om att minska tiden mellan en fråga och svaret man behöver för att planera arbetsveckan. Den gör störst nytta när arbetsplatsen använder den konsekvent och medarbetaren vet vad appen kan bekräfta, och vad som fortfarande kräver kontakt med en ansvarig. Begränsningen är alltså också tydlig: utan rätt koppling och uppdaterade uppgifter blir mobilen inte någon genväg.

Som jobbrelaterad app är Personalkollen värd att prova om din arbetsplats använder den för schema och lönebesked. Jag skulle börja med att kontrollera kontot, lära mig hur arbetsgivaren hanterar passönskemål och sedan använda appen som en snabb kontrollpunkt i vardagen. Den ersätter inte kalendern, chefen eller arbetsplatsens rutiner, men när den används på rätt sätt kan den göra de vanligaste personalfrågorna mindre omständliga.

Har du någonsin känt att schemaläggning och personalhantering är som att försöka lösa en Rubiks kub utan instruktioner? Då är Personalkollen appen du har väntat på. Jag tog mig tid att dyka ner i denna app för att se vad den verkligen erbjuder, och här är min upplevelse.

Användarvänlighet och gränssnitt

När jag först öppnade Personalkollen blev jag överraskad av hur intuitiv appen är. Gränssnittet är rent och prydligt, utan onödig krimskrams. Jag kände mig direkt hemma och kunde snabbt navigera mellan olika funktioner. Att schemalägga skift, hantera personal och till och med hålla koll på löner kändes som en bris. Det är nästan som om appen läser ens tankar – den vet exakt vad man behöver när man behöver det.

Funktioner som sticker ut

Så vad är det som gör denna app till ett måste för företagare? För det första, den smidiga skiftplaneringen. Jag kunde enkelt dra och släppa skift, vilket sparade mig en enorm mängd tid. En annan fantastisk funktion är personalöversikten. Här kan man följa upp arbetstimmar, sjukfrånvaro och semester på ett strukturerat sätt. Det är som att ha en personlig assistent i fickan.

Jag vill också nämna lönehanteringen. Att hålla koll på löner kan vara en huvudvärk, men med Personalkollen är allt samlat på ett ställe. Jag kunde enkelt generera lönespecifikationer och hålla koll på utbetalningar. Att säga att jag blev imponerad är en underdrift.

Integrering och support

Något jag verkligen uppskattade var hur smidigt Personalkollen integrerar med andra system. Oavsett om du använder ekonomiprogram eller andra HR-verktyg, verkar det finnas en lösning för att koppla ihop allt. Och om det skulle uppstå problem? Ingen panik. Deras supportteam är snabb och hjälpsam, och det känns som om de verkligen bryr sig om att lösa eventuella problem på nolltid.

En extra bonus är att appen är tillgänglig både på Android och iOS, vilket gör den lättillgänglig för alla i teamet. Så oavsett vilken enhet du eller dina anställda använder, är ni alla i synk.

Slutgiltiga tankar

Efter att ha använt Personalkollen i några veckor kan jag med glädje säga att denna app är en game-changer för företag som vill effektivisera sin personalhantering. Det känns som om varje funktion är designad med användaren i åtanke, vilket uppskattas enormt. Om du är ute efter en lösning som tar bort stressen från personaladministration, är detta absolut appen för dig.

Så vad väntar du på? Det är dags att ta kontroll över din personalhantering med Personalkollen. Du kommer inte att bli besviken!