Ziik - Ditt sociala intranät

Analys av Mobexer

När en arbetsplats samlar nyheter, samtal och arbetsmaterial i flera olika kanaler blir det lätt oklart var man ska leta och vem som faktiskt behöver få veta vad. Ziik försöker samla företagets interna kommunikation i en och samma miljö. Jag ser den främst som ett verktyg för arbetsplatser som behöver nå kollegor på olika avdelningar eller platser, inte som ännu ett socialt nätverk för privat bruk.

Förtroende börjar med rätt förväntningar

Eftersom ett intranät kan innehålla arbetsrelaterade samtal och dokument tycker jag att det är klokt att tänka på användning och förtroende redan innan teamet börjar flytta in. Ziik är utvecklad av Ziik.io och hör hemma bland appar för kommunikation. Den kostar inget att ladda ner, har åldersmärkningen PEGI 3 och har funnits sedan 30 mars 2017. Den aktuella versionen är 4.9.3 och kräver Android 7.0 eller senare.

Appen har ett genomsnitt på 3,4 av 5 från omkring 190 betyg, och den har laddats ner över 50 000 gånger. Det säger något om hur den har tagits emot, men genomsnittet bör inte ensamt avgöra om den passar just din arbetsplats. För mig är den viktigare frågan om organisationens arbetssätt går att samla här utan att medarbetarna får ännu en kanal att bevaka.

Vad jag skulle reda ut före start

Jag skulle inte utgå från att en arbetsapp automatiskt passar för alla sorters information bara för att den är avsedd för företag. Be den som ansvarar för arbetsplatsens Ziik-konto att visa vilka delar som ska användas, vilka som kan se inlägg och dokument och hur medarbetare får hjälp med åtkomst. Det gör det enklare att skilja allmänna nyheter från sådant som bara en viss grupp behöver hantera.

Det är också värt att komma överens om vad som hör hemma i flödet och vad som ska ligga kvar i organisationens ordinarie system. Om en rutin eller ett viktigt besked publiceras på flera ställen blir det snabbt svårt att veta vilken version som gäller. En tydlig regel – exempelvis att en viss typ av meddelande alltid publiceras på samma plats – kan vara mer värdefull än att försöka använda varje funktion från första dagen.

Kontroller och varsam hantering

Jag vill vara försiktig med att dra slutsatser om sekretess enbart utifrån hur en app ser ut. För arbetsgivaren är det därför rimligt att själv kontrollera aktuella behörigheter, kontoansvar och relevanta villkor innan känsligt material delas. För en vanlig medarbetare är den praktiska vanan enklare: kontrollera mottagargruppen före publicering och fråga om du är osäker på vem som kan läsa ett inlägg.

Det rådet är särskilt användbart när någon delar ett dokument som verkar vara avsett för en begränsad grupp. En snabb kontroll av sammanhanget och mottagarna före uppladdning minskar risken för att information hamnar fel. Jag skulle också undvika att använda ett internt socialt flöde som ersättning för en formell kanal när ett meddelande kräver ett tydligt godkännande eller en dokumenterad rutin.

En arbetsyta som behöver tydliga vanor

Att hitta ett smidigt sätt att hålla kontakten med kollegorna kan vara en utmaning, speciellt när arbetsplatsen växer och fler avdelningar behöver samverka. Det är här Ziik - Ditt sociala intranät kommer in i bilden, och jag måste säga att det verkligen förändrar spelplanen.

Vad är Ziik?

Ziik är inte bara ett intranät, det är en komplett plattform designad för att underlätta kommunikationen inom företag. Tänk på det som ett socialt nätverk, men för ditt jobb. Allt från att dela viktiga dokument till att skapa diskussionsgrupper och hålla alla i loopen med de senaste nyheterna – allt finns här.

Användarvänlighet

När jag först laddade ner appen, blev jag positivt överraskad över hur intuitivt gränssnittet är. Ingen lång inlärningskurva här! Det är lätt att navigera mellan olika funktioner, och den rena designen gör det enkelt att hitta precis det du letar efter. Jag fann mig snabbt scrollandes igenom flöden och kollade in dokument, precis som jag skulle göra på vilket socialt nätverk som helst.

Funktioner som imponerar

En av de mest imponerande funktionerna är möjligheten att skapa anpassade grupper. Behöver du samla marknadsföringsteamet för en brainstorming-session? Inga problem. Vill du dela den senaste kvartalsrapporten med ledningen? Enkelt som en plätt. Och allt är säkert, vilket ger en extra trygghet.

Det finns också en kalenderfunktion som hjälper dig att hålla koll på möten och deadlines. Inget mer "vad var det nu vi skulle göra idag?". Och ja, du kan synkronisera den med andra kalendrar, vilket är ett stort plus.

Anpassning och integration

En annan sak jag älskar med Ziik är dess anpassningsbarhet. Du kan enkelt integrera andra verktyg och appar som ditt företag redan använder. Och eftersom varje företag är unikt, är det här en funktion som verkligen gör att Ziik sticker ut från mängden. Det är som att appen formar sig efter dina behov, snarare än tvärtom.

Kommunikation och samarbete

När det gäller kommunikation, har Ziik verkligen tänkt på allt. Du kan skicka meddelanden, dela uppgifter och hålla videokonferenser, allt utan att lämna appen. Det känns som att du har hela ditt kontor i fickan, och det är perfekt för de av oss som arbetar på distans eller har kollegor spridda över olika platser.

Det är också värt att notera att Ziik uppmuntrar till en mer öppen och inkluderande företagskultur. Alla kan delta i diskussioner, vilket verkligen kan hjälpa till att bryta ner barriärer mellan avdelningar.

Så får jag arbetsdagen att fungera bättre

Den tydligaste nyttan märks när information annars riskerar att fastna hos dem som råkar vara på kontoret. Tänk dig en kollega som börjar sitt pass på en annan plats än resten av teamet: ett samlat nyhetsflöde kan göra det lättare att se vad som ändrats utan att behöva jaga flera personer i privata meddelanden. Jag skulle använda grupper för sådant som bara berör ett visst team och låta bredare besked ligga där alla berörda kan hitta dem.

Ett konkret arbetssätt är att läsa igenom nyheterna i början av passet, öppna relevanta dokument och sedan använda kalendern för att kontrollera kommande möten. Om en fråga kräver dialog passar en diskussion bättre än att lägga ännu en kommentar i ett allmänt flöde. Den uppdelningen är ett litet men viktigt knep: den gör det lättare för nästa person att förstå om ett inlägg är ett besked, en fråga eller något som kräver uppföljning.

För en chef kan en gemensam plats också minska beroendet av muntliga överlämningar, men bara om teamet faktiskt vet var informationen publiceras. Jag skulle därför börja med ett begränsat, återkommande användningsområde – exempelvis interna nyheter och ett par arbetsgrupper – innan jag gör appen till hem för allt. Om medarbetarna redan har för många aviseringar blir ytterligare ett flöde annars lätt något de stänger av mentalt.

När den kompletterar andra verktyg

Jämfört med vanlig e-post känns ett socialt intranät bättre lämpat för besked som många behöver kunna hitta igen och för samtal som hör ihop med en viss grupp. E-post är fortfarande ett bättre val när mottagarlistan är liten, kommunikationen behöver följa en etablerad inkorgsrutin eller ett meddelande måste hanteras i en formell process. Jag skulle inte försöka ersätta e-post över en natt; det viktiga är att undvika att samma besked skickas på flera ställen utan att någon vet vilken kanal som gäller.

Jämfört med en ren chattapp är intranätstanken mer användbar när man vill samla nyheter och arbetsmaterial, inte bara snabba frågor. Samtidigt kan en chatt vara smidigare för ett kort, brådskande utbyte mellan några få personer. Ziiks bredare upplägg blir därför en styrka först när arbetsplatsen har en plan för vad som ska publiceras var. Utan den planen kan en kombination av grupper, flöden och andra verktyg skapa mer letande, inte mindre.

Små beslut som förebygger onödigt letande

En praktisk vana är att ge inlägg en tydlig rubrik som nämner ämnet eller gruppen, i stället för ett vagt “viktig information”. Den som öppnar appen senare ska snabbt kunna avgöra om beskedet gäller hen. För dokument är det bra att förklara i själva inlägget varför filen delas och vad läsaren förväntas göra med den; annars blir en fil i sig bara ännu ett objekt att hitta.

Jag skulle även komma överens om vem som håller ordning på återkommande information. Om en instruktion ändras kan en gammal kopia i ett flöde fortsätta cirkulera, så teamet behöver veta vilken källa som ska betraktas som aktuell. Det är inte ett särskilt Ziik-trick, utan ett ansvar som följer med att använda en gemensam arbetsyta. Appen kan samla kommunikationen, men den kan inte på egen hand avgöra vilken version verksamheten menar.

Vem får mest nytta – och vem bör avstå?

Jag tror att Ziik passar bäst för företag där kollegor behöver få gemensamma besked men inte alltid sitter tillsammans, och där grupper har återkommande skäl att dela information. Den kan också vara intressant när arbetsgivaren vill ge interna nyheter en tydligare plats än en lång e-postkedja. För en liten grupp som redan löser allt enkelt i ett enda verktyg kan det däremot bli ännu en inloggning utan tillräcklig vinst.

Den är mindre självklar för den som söker en personlig chattapp eller ett fristående system för avancerad dokumenthantering. Jag skulle också tveka om organisationen saknar någon som kan bestämma åtkomst, innehåll och rutiner. Ett intranät blir inte användbart bara för att alla får ett konto; det kräver att någon håller information begriplig och att medarbetarna vet hur de ska använda den.

Vad jag skulle fråga innan jag börjar

Som ny användare skulle jag vilja veta vem som kan hjälpa om jag inte kommer in, hur jag hittar rätt grupp och vilken kanal som gäller för brådskande besked. Jag skulle också be arbetsgivaren förklara vilka dokument som får delas och hur man ser att ett inlägg riktar sig till rätt personer. Det är frågor om arbetsplatsens upplägg, men svaren avgör i praktiken om appen känns enkel och trygg att använda.

För den som ansvarar för införandet är det värt att prova ett verkligt arbetsflöde i liten skala: publicera ett vanligt besked, dela ett dokument med rätt grupp och se om en kollega som inte var med från början kan hitta materialet senare. Ett sådant test avslöjar ofta mer än en allmän genomgång, eftersom det visar var människor tvekar och vilken information de faktiskt saknar.

Slutord

Så, vad är min slutgiltiga åsikt om Ziik - Ditt sociala intranät? Jag skulle säga att det är en riktig game-changer för alla företag som vill förbättra sin interna kommunikation och samarbete. Det är enkelt att använda, packat med funktioner och kan anpassas för att passa just ditt företag.

Om du letar efter ett sätt att hålla alla i teamet kopplade och engagera dig med kollegor på ett mer personligt plan, är Ziik definitivt värt ett försök. Så varför vänta? Ge det en chans och se hur det kan förbättra din arbetsplats!

Mitt försiktiga omdöme i praktiken

Min rekommendation är därför villkorad: Ziik kan vara ett användbart nav när företaget redan har bestämt hur grupper, nyheter och dokument ska användas. Jag skulle inte kalla en samlad arbetsyta trygg eller effektiv enbart på grund av dess utformning; det avgörs också av behörigheter, rutiner och hur noggrant användarna väljer mottagare. Börja med information som är lämplig för den tänkta gruppen och gör det enkelt att fråga när något känns oklart.

Om arbetsplatsen kan ge tydliga svar på vem som ansvarar för konton, vad som ska delas och var viktiga besked publiceras, tycker jag att appen är värd att prova. Om ni däremot behöver ett specialiserat verktyg för formell dokumentstyrning, eller redan har en fungerande kanal som alla använder, kan det vara klokare att hålla fast vid den. För mig är den bästa anledningen att välja Ziik inte att samla allt till varje pris, utan att göra intern information lättare att hitta utan att tumma på eftertanke.