Microsoft SharePoint

Analys av Mobexer

Jag använder SharePoint främst som en ingång till sådant som redan är organiserat av en arbetsplats eller förening: dokument, nyheter, personer och gemensamma informationsytor. Det fungerar bäst när någon har byggt upp en tydlig struktur och jag behöver hitta rätt från mobilen, snarare än när jag vill skapa ett privat system från grunden. För ett hushåll som delar en surfplatta kan appen också vara praktisk för gemensam information, men den är inte en familjeplanerare med särskilda hushållsverktyg.

När en delad skärm faktiskt hjälper

Tänk dig att flera vuxna i ett hushåll turas om att använda samma surfplatta för att läsa information från en förening, en arbetsplats eller ett gemensamt projekt. SharePoint kan ge snabb åtkomst till den organisationens webbplatser och filer, så länge varje användare kommer in med rätt konto. Det är användbart när målet är att läsa eller hitta material som redan finns där, inte att samla familjens privata dokument på måfå.

Jag skulle hålla isär personliga konton och gemensam enhetsanvändning. Att en skärm delas innebär inte att inloggningar eller innehåll bör delas. Om flera personer ska använda appen är det klokt att kontrollera vilket konto som är aktivt innan man öppnar eller delar något, särskilt om enheten också används för andra arbetsrelaterade appar. Det lilla steget minskar risken för att någon råkar arbeta i fel sammanhang.

Vem får mest nytta – och vem kan välja enklare

Appen passar bäst för den som redan tillhör en organisation som använder SharePoint och som behöver komma åt dess material på språng. En anställd kan exempelvis öppna en intern nyhet eller leta efter en gemensam fil före ett möte. En föreningsmedlem kan ha nytta av en välskött informationsyta. Men utan en relevant organisationsyta blir upplevelsen betydligt mindre värdefull än vad namnet och funktionerna först antyder.

Om du bara vill spara några privata anteckningar, dela en inköpslista eller hålla reda på familjens tider skulle jag börja med en enklare antecknings-, kalender- eller molnlagringsapp. SharePoint är byggt kring organisationers innehåll och arbetssätt; dess styrka är sammanhanget och strukturen, inte att ersätta varje vardagsverktyg. Det är också ett sämre val för den som vill kunna börja direkt utan konto, behörigheter eller någon som ansvarar för innehållet.

Konton, åtkomst och förtroende

Microsoft SharePoint är en kostnadsfri produktivitetsapp från Microsoft Corporation. Den har PEGI 3, ett genomsnitt på 4,0 från omkring 34 000 betyg och fler än 10 miljoner installationer. Det visar att appen används brett, men popularitet säger inte om just din arbetsplats har byggt en bra SharePoint-miljö. Det är organisationens upplägg och de åtkomster som gäller där som avgör vad du faktiskt kan se och göra.

För barn är den låga åldersmärkningen inte samma sak som att appen är avsedd som en barnapp. Jag skulle inte lämna en arbetsinloggning öppen på en gemensam skärm eller låta ett barn använda den utan att först tänka igenom vilket innehåll kontot når. I hem med delade enheter handlar trygg användning främst om tydliga kontogränser och att logga ut eller byta användare när det behövs, inte om att förvänta sig särskilda familjefunktioner.

Små vanor som gör den mer användbar

Ett konkret knep är att söka efter innehållet med ord som hör till organisationens egna namn på projekt, dokument eller nyheter, i stället för att bläddra planlöst mellan ytor. Om en fil verkar saknas är det ofta värt att kontrollera att du är inloggad med rätt konto och befinner dig på rätt plats innan du drar slutsatsen att den har försvunnit. Den skillnaden sparar tid och förebygger onödig dubbellagring.

Jag skulle också använda mobilen för att hitta och läsa information när jag är på väg, men vänta med större ändringar tills jag har gott om tid och en tydlig bild av var materialet hör hemma. Det är en praktisk avvägning: snabb åtkomst är en styrka, medan små skärmar gör det lättare att missa sammanhanget i en stor organisationsstruktur. När en länk eller fil ska vidare till någon annan bör jag dessutom kontrollera att mottagaren har rätt åtkomst, i stället för att anta att en delning automatiskt fungerar för alla.

En vardaglig samordningssituation

Föreställ dig att jag ska delta i ett möte efter att ha lämnat hemmet. På mobilen kan jag öppna organisationens informationsyta, läsa den senaste uppdateringen och hitta ett dokument som gruppen använder. Om en kollega sedan frågar efter samma material kan jag hänvisa till den gemensamma platsen i stället för att skicka runt flera kopior. Det ger en tydligare källa att återvända till, förutsatt att gruppen håller den platsen uppdaterad.

Den sista förutsättningen är viktig. SharePoint kan hjälpa till att samla material, men det kan inte på egen hand avgöra vilken version gruppen ska betrakta som aktuell eller få alla att följa samma namngivning. När filer ligger på flera platser eller informationen inte underhålls blir sökandet ändå frustrerande. Jag skulle därför se appen som en väg in i en välskött arbetsyta, inte som en automatisk lösning på oordning.

Vad mobilen gör bra – och var den tar stopp

På en telefon uppskattar jag framför allt att kunna slå upp information utan att behöva öppna en dator. För snabba kontroller, läsning och orientering i en organisations innehåll är det ett rimligt komplement. För omfattande dokumentarbete eller uppgifter där jag behöver jämföra flera filer samtidigt föredrar jag en större skärm och de relevanta skrivbordsverktygen. Mobilåtkomst är alltså användbar, men den gör inte varje arbetsmoment bekvämt.

En annan sak att tänka på är att appens värde beror på hur organisationen har ordnat sitt innehåll. En ren och logisk struktur gör det lättare att hitta rätt; en spretig struktur kan göra även en bra sökväg mindre effektiv. Om du provar appen och möts av tomma eller irrelevanta ytor är det värt att fråga arbetsplatsens eller föreningens ansvariga om du använder rätt konto och vilken plats du förväntas följa.

SharePoint jämfört med enklare alternativ

Jämfört med en vanlig molnmapp är SharePoint mer intressant när materialet tillhör en grupp och behöver ligga i ett organisatoriskt sammanhang med gemensamma informationsytor. En molnmapp kan vara snabbare att förstå för ett fåtal personliga filer, medan en chattapp passar bättre för korta samtal och snabba frågor. SharePoint är inte en ersättning för själva samtalet: det hjälper med åtkomst till gemensamt innehåll, men gruppen behöver fortfarande komma överens om hur den samarbetar.

Jag skulle välja ett enklare alternativ om behovet är litet och tydligt, till exempel att dela enstaka bilder eller en privat lista. Jag skulle däremot inte döma ut SharePoint för att det känns omfattande innan jag vet om min organisation redan använder det som sin gemensamma källa. I den situationen kan appen spara onödiga kopior och göra det lättare att återvända till samma material, men bara om arbetsytan faktiskt hålls aktuell.

Vad du bör reda ut före första användningen

Den första frågan är om du har ett konto som ger åtkomst till den SharePoint-miljö du behöver. Därefter är det bra att veta vilken webbplats eller informationsyta som är relevant, särskilt om organisationen har många av dem. Om en fil inte går att öppna kan orsaken vara konto eller behörighet snarare än ett fel i själva dokumentet; börja därför med att kontrollera inloggningen och fråga den ansvariga om åtkomsten fortfarande saknas.

Appen är gratis och aktuell version är 3.42.01, med operativsystemversion 8.1 som lägsta krav. Den släpptes den 23 oktober 2016 och har 118 recensioner. Jag ser sådana uppgifter som praktiska kontrollpunkter inför installation, men de säger mindre om hur bra din organisations egen SharePoint-struktur är. I vardagen väger tydliga ytor, rätt konto och fungerande åtkomst tyngre än hur många andra som har installerat appen.

Om du undrar om den passar för ett hem med delad enhet är mitt svar: ibland, men bara när det finns ett verkligt organisationsbehov. Den samlar inte automatiskt hushållets planer och den ska inte förväxlas med ett privat familjeutrymme. För arbetsgrupper och föreningar som redan använder SharePoint är mobilen däremot ett användbart sätt att nå gemensam information utan att sitta vid datorn.

Om du någonsin har funderat på att effektivisera ditt teams samarbete eller organisera information på ett mer strukturerat sätt, har du säkert hört talas om Microsoft SharePoint. I den här artikeln ska jag dela med mig av mina tankar och erfarenheter efter att ha använt denna app ett tag. Jag menar, det är alltid bra att ha en plattform som låter teamet arbeta smartare, inte hårdare, eller hur?

Vad är Microsoft SharePoint egentligen?

För att vara ärlig, när jag först hörde om Microsoft SharePoint, tänkte jag: "Behöver jag verkligen en till app för att hålla reda på saker?" Men låt mig säga, det är mer än bara en app. Det är en plattform som integrerar med Office 365 och låter dig skapa webbplatser för att dela information och samarbeta med ditt team på ett smidigt sätt. Det är som ett virtuellt kontor där du kan hantera filer, skapa projektarbetsytor och till och med bygga anpassade appar utan att vara en tekniknörd.

Användarvänlighet och gränssnitt

Det första jag märkte när jag började använda SharePoint var hur användarvänligt det är. Gränssnittet är rent och intuitivt, vilket gör det enkelt att navigera även för de som inte är så tekniskt lagda. Det är också ganska anpassningsbart, vilket innebär att du kan justera det efter ditt teams specifika behov. Jag personligen älskar hur enkelt det är att dra och släppa dokument mellan bibliotek, det sparar en massa tid!

Integrationer och funktionalitet

En av de bästa sakerna med SharePoint är dess sömlösa integrationer med andra Microsoft-produkter. Om du redan använder Office 365, kommer du att känna dig som hemma. Du kan enkelt länka dokument från Word, Excel och PowerPoint direkt till din SharePoint-sajt. Dessutom kan du använda Microsoft Teams för att hålla möten och chatta, allt inom samma ekosystem. Det är nästan som att Microsoft tänkte: "Hur gör vi livet enklare för alla som arbetar i ett team?" och sedan skapade de SharePoint.

Säkerhet och delning

Okej, låt oss prata säkerhet. Med SharePoint behöver du inte oroa dig för att känslig information hamnar i fel händer. Med avancerade säkerhetsfunktioner och åtkomstkontroller kan du se till att bara de som behöver ha tillgång till specifik information verkligen har det. Det är också enkelt att dela dokument och samarbeta med externa partners, vilket är en stor fördel om ditt team ofta arbetar med leverantörer eller kunder.

Mobilanvändning

Eftersom vi alla är på språng nuförtiden, är det viktigt att en app fungerar bra på mobilen. SharePoint har en robust mobilapp som låter dig hålla koll på ditt arbete var du än är. Jag har använt den flera gånger när jag är ute och reser och behöver få tillgång till viktiga dokument eller hålla ett öga på projektens framsteg. Det är som att ha kontoret i fickan!

Sammanfattningsvis, om du letar efter en plattform som kan hjälpa ditt team att samarbeta mer effektivt och hålla allt organiserat på ett ställe, är Microsoft SharePoint definitivt värt att kolla in. Jag menar, vem vill inte ha en smidigare arbetsdag med mindre stress? Så varför inte ge det en chans och se hur det kan förändra ditt arbetssätt?